Explosiones de correo electrónico personalizadas usando Outlook

Microsoft Outlook, el cliente de correo electrónico de Microsoft Office Suite, ofrece varias formas de ahorrar tiempo a los usuarios con sus herramientas de creación y envío de correo electrónico. Una forma de reducir el tiempo de su rutina es crear correos electrónicos masivos, enviando correos electrónicos similares o idénticos a un gran grupo de personas, pero agregando un toque personal para que no sientan que están recibiendo spam. El uso de Outlook para escribir correos electrónicos masivos le permite aprovechar los mismos menús, pestañas y botones familiares de otros productos de la suite de Office, como Word, lo que facilita la personalización de sus correos electrónicos masivos.

Descripción

Una ráfaga de correo electrónico es un solo correo electrónico que va a más de un destinatario, generalmente muchos. La explosión puede estar relacionada con el trabajo, como una próxima venta o capacitación, o una invitación a un evento o fiesta personal. Los envíos masivos de correos electrónicos no deben considerarse como cartas en cadena o spam; simplemente le ahorran al remitente el tiempo y el esfuerzo de volver a crear el mismo mensaje de correo electrónico y evitar los peligros potenciales de los errores tipográficos. La diferencia entre los envíos masivos de correo electrónico regulares, a menudo recogidos como spam, y los personalizados es que un envío masivo personalizado tiene al menos una pieza de información que se relaciona directamente con el destinatario. Usar el nombre de la persona, por ejemplo, en lugar de "Estimado señor", personaliza la carta.

Proceso

La creación de una explosión de correo electrónico de Outlook en realidad involucra a Outlook y uno de sus otros socios de la suite de Microsoft Office, Word. El proceso comienza cuando abre Outlook y hace clic en el enlace "Contactos" en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Mantenga presionada la tecla "Ctrl" y haga clic una vez en cada contacto para incluirlo en la explosión. Todavía en Outlook, haga clic en el botón "Combinar correspondencia" en la cinta en la parte superior de la pantalla. Haga clic en el botón de radio "Solo contactos seleccionados". Si el menú "Tipo de documento" no muestra "Cartas modelo", selecciónelo. Seleccione "Correo electrónico" en la ventana "Combinar con". Cuando se abra el cuadro de texto "Línea de asunto del mensaje", escriba en él, como "¡Únase a nosotros para una fiesta navideña!" Haga clic en el botón "Aceptar" y Microsoft Word abre una nueva ventana, con la pestaña "Correos" ya habilitada. Haga clic en el botón "Línea de saludo". Realice los cambios que desee en el saludo y observe que su primer contacto aparece en el medio de la ventana. Cuando haga clic en "Aceptar", Word mostrará solo un campo de formulario. Escriba la parte de correo electrónico masivo del mensaje. Haga clic en el botón "Finalizar y fusionar" en la barra de herramientas. Haga clic en "Enviar mensajes de correo electrónico". Revise las opciones de la ventana "Combinar con correo electrónico" y haga clic en el botón "Aceptar". Cerrar Palabra. Compruebe las carpetas Bandeja de salida o Elementos enviados de Outlook para ver el envío masivo de correos electrónicos en el camino.

Extras

Si bien la mayoría de los correos electrónicos en Outlook y otros clientes de correo son solo texto en el cuerpo del mensaje, la combinación de Word y Outlook ofrece varias formas de personalizar la misiva para posiblemente capturar más el interés de sus lectores. Use la pestaña "Insertar" y el botón "Imágenes prediseñadas" en la parte superior de la pantalla de Word para insertar una imagen, logotipo o gráfico. Si tiene un archivo gráfico de firma electrónica almacenado, agréguelo también o personalice la firma para la ocasión, como terminar con los mejores deseos para unas próximas vacaciones antes de su nombre y datos de contacto. Otras formas de personalizar la explosión de Outlook es formatear el mensaje. Cambie el texto o los colores de fondo a través de la pestaña "Inicio" de Word y la sección "Fuente" de la cinta para que coincida con los estándares comerciales. Tenga en cuenta que los mensajes de Outlook enviados a clientes de correo electrónico que no son de Outlook probablemente no conservarán su formato y solo aparecerán en texto negro regular en las pantallas de los destinatarios.

Consideraciones

Muchos programas de software de protección contra virus informáticos están configurados para desviar automáticamente los correos electrónicos masivos a una carpeta de correo no deseado o correo no deseado, simplemente porque se supone que los remitentes de correo no deseado envían mensajes a grandes grupos de personas a la vez, con la esperanza de recibir un golpe. A pesar de que su correo electrónico personalizado puede tener información legítima, accidentalmente podría terminar sin ser visto por sus destinatarios. Incluso después de haber completado el proceso de combinación de correo, existe la posibilidad de que el mensaje se transfiera a una carpeta de correo no deseado.