Cómo organizar su colección de DVD usando Access

Si usted es como la mayoría de los estadounidenses, tiene una gran colección de DVD en su casa. Si ha estado interesado en tomar algunas medidas para organizar su colección de manera eficiente, probablemente haya buscado alfabetizar o escribir los títulos en una hoja de papel rayado o fichas. Microsoft Access ofrece una forma excelente, fácil e interactiva de realizar un seguimiento de su colección en un formato digital y manejable.

Empezando desde cero

Cuando abre Microsoft Office 2007 por primera vez, tiene la opción de descargar plantillas directamente desde el sitio web de Microsoft o abrir una base de datos en blanco. Haz doble clic para abrir una base de datos en blanco y, a la derecha, dale a tu base de datos un nombre como "Mis DVD" o algo similar y haz clic en "Crear".

En la tabla en blanco que aparece, haga clic en "Vistas" en la cinta superior, luego elija "Vista de diseño" e ingrese un nombre para su vista, que puede ser cualquier cosa que le parezca bien.

Ahora debe ingresar nombres para todos los campos que representarán sus DVD, el primer campo será el campo principal de "clasificación" para su colección de DVD. Su título predeterminado es "ID", pero puede cambiarle el nombre a otra cosa si lo desea. desee, como "Nombre del DVD" o "Título del DVD". Presione la tecla "Tab" y seleccione "Texto" como tipo de campo. Si lo desea, puede presionar la tecla "Tab" nuevamente desde allí e ingresar una descripción de lo que sucede en este campo también.

Agregue otros campos para categorizar sus DVD. Los más comunes incluyen: año de lanzamiento (establece "Número" como el tipo de campo), actor 1, actor 2, actor 3, calificación MPAA, género, sinopsis, estudio, calificación personal y director.

Separar a sus diferentes actores y actrices en diferentes campos le facilitará realizar búsquedas más adelante, si desea encontrar todas las películas con Tom Cruise, por ejemplo. Recuerde, cuantos más campos cree en su tabla, más fácil será ordenar, organizar y encontrar películas específicas más adelante.

Diseña el formulario

Diseñe un formulario atractivo que la tabla para imprimir su colección o para ingresar los datos más fácilmente. Haga clic en el botón "Guardar" para guardar su tabla, luego haga clic en "Crear" en el menú y elija "Diseño de formulario" en la cinta.

Haga clic en el botón "Agregar campos existentes", que encontrará a la derecha de la cinta. A la derecha verás una barra abierta con el nombre de tu mesa y un signo "+" al lado. Ábralo presionando el "+" y luego puede hacer clic y arrastrar los campos que ha elegido hacia el área de la cuadrícula que representa su formulario. Dispóngalos de cualquier manera que le parezca estéticamente agradable y lógico.

Edite los campos individualmente para hacerlos más agradables estéticamente. Por ejemplo, el título de la película, es posible que desee hacer una fuente diferente y un tamaño más grande que todo lo demás. Puede hacer esto seleccionando el cuadro vacío (no el título) donde iría el título y luego eligiendo la fuente, el color o el tamaño de la cinta de arriba.

Use la sección de información específica para cada campo cuando esté seleccionado, para ajustar su orden de tabulación. Puede encontrar esta información a la derecha y puede realizar muchos cambios, como el color de fondo del campo y si está insertado o no, etc.

Comience a ingresar los datos, una vez que haya terminado su formulario. Puede hacer esto revisando manualmente cada uno de sus DVD, o puede usar un recurso de Internet como IMDB.com para encontrar todos los detalles sobre sus películas.

Puntas

• Los usuarios de acceso avanzado pueden agregar imágenes de las portadas de DVD o carteles de películas a su formulario de diseño para darle un toque extra.
• Puede elegir cómo se verá su formulario cuando se imprima: ya sea de la misma manera que se ve cuando lo ingresa o como una tabla simple.
• Considere agregar un campo "Revisado a" si su familia y amigos están enamorados regularmente de su colección y piden prestado. Esto lo ayudará a realizar un seguimiento de quién tiene qué, y también puede incluir una fecha.